Les règles de numérotation des factures

Chaque facture doit être identifié grâce à un numéro unique.

La numérotation doit être basé sur une séquence chronologique et continue, et doit apparaitre sans « trou », une facture ne pouvant être supprimée ou doublonnée.  La numérotation peut éventuellement se faire par séries distinctes (par exemple avec un préfixe par année), si les conditions d'exercice le justifient.

Chaque facture à un numéro qui lui est propre, il est impossible d’avoir deux factures avec un même numéro. Il n'est pas possible d'émettre des factures plus tard, elle doit être émise au moment de la vente ou de la prestation de services.

La numérotation correcte des factures n’est qu’une des multiples obligations à respecter en matière de facturation.

Utiliser un préfixe temporel pour numéroter vos factures

Pour faciliter le classement et l’archivage de vos factures, vous pouvez utiliser un préfixe temporel en début de numérotation :

• une année, comme par exemple « 2023-(numéro) » pour les factures émises sur l’année 2023, une année et un mois, comme par exemple « 2023-06-(numéro) » pour les factures émises sur le mois de juin de l’année 2023.

Lorsque la numérotation est prévue sur une période (année, année et mois), il faut éviter de repartir de zéro à chaque début de nouvelle période. Dans le cas contraire, il est préférable de repartir à zéro à l’issue de chaque année, et non pas à l’issue de chaque mois.

Il est impossible de numéroter ses factures en utilisant uniquement un préfixe mensuel. Le préfixe annuel est obligatoire car votre numérotation ne doit pas générer de doublon.

Exemple : une entreprise numérote ses factures annuellement. Elle termine l’année 2022 avec la facture n°2022-0458. La première facture de l’année 2022 devra être numérotée 2022-0001.

Exemple : une entreprise utilise un préfixe annuel et mensuel pour numéroter ses factures. Elle termine le mois de janvier de l’année 2023 avec une facture numérotée 2023-01-025. La première facture émise au mois de février de l’année 2023 doit être numérotée 2023-02-026. En janvier 2023, il est préférable que la première facture émise soit numérotée 2023-01-(numéro de la dernière facture de 2023 + 1).

Utiliser un préfixe autre que temporel pour numéroter vos factures

Lorsque les conditions d’exercice de l’activité le justifient, la numérotation des factures peut être établie par séries distinctes, avec un système de numérotation propre à chaque série.

Par exemple, l’utilisation de séries distinctes peut être utile pour les entreprises :

• qui ont plusieurs sites de facturation,
• qui ont différentes catégories de clients pour lesquels les règles de facturation ne sont pas identiques,
• qui utilisent plusieurs systèmes d’émission de factures rendant compliqué l’utilisation d’une série unique.

Pour chaque série distincte de factures, les entreprises peuvent utiliser un système de numérotation propre pour chaque série à condition :

• que la numérotation soit effectuée chronologiquement au fur et à mesure de l’émission des factures ;
• qu’elle soit continue ;
• et que le dispositif retenu au sein de l’entreprise garantisse que deux factures émises la même année ne puissent pas porter le même numéro. Il est conseillé à cet égard d’utiliser pour chaque série de factures un préfixe de numérotation distinct de façon à éviter toute possibilité de confusion.

Nos conseils pour numéroter vos factures correctement

Afin d’être en conformité avec la réglementation, il est important d’utiliser un système de numérotation continue, avec une suite de numéro qui ne comprend aucun « trou » permettant l’introduction ultérieure d’une facture. Également, chaque facture doit être identifiée par un numéro unique, deux (ou plusieurs) factures ne peuvent pas avoir le même numéro.

Pour plus de sécurité dans votre numérotation des factures, il est préférable d’utiliser un logiciel de facturation fiable lorsque le volume de factures éditées devient important.

Un bon logiciel, comme WiiGo, vous permet, en plus de la numérotation, d’émettre des factures en conformité par rapport aux  multiples obligations à respecter en matière de facturation.