Bonjour, comment pouvons-nous vous aider ?
Questions les plus fréquentes
Dois-je utiliser mon propre logo ?
Bien qu'il ne soit pas obligatoire d'avoir son logo sur ses factures, celui-ci est vivement conseillé : il rassure votre clientèle et montre le sérieux de votre entreprise.
Comment numéroter correctement mes factures ?
La numérotation des factures émises par une entreprise est réglementée par la loi.
Cette numérotation, pour être correcte, doit être effectuée avec un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue et sans rupture.
Quel est le meilleur moment pour facturer ses clients ?
En matière de facturation, il est conseillé de facturer rapidement ses ventes ou ses prestations de services, cela fait partie des bonnes pratiques à adopter en matière de gestion.
Cette attitude présente de nombreux avantages : respect des délais légaux, facturation complète et exhaustive, encaissement en temps utile, relance plus efficace et mobilisation des créances plus rapide.
Quelles sont les mentions obligatoires à indiquer sur les factures ?
L’article L441-3 du Code de commerce précise que toute facture doit mentionner :
- Le nom des parties ainsi que leur adresse
- La date de la vente ou de la prestation de service
- La quantité
- La dénomination précise
- et le prix unitaire hors TVA des produits vendus et des services rendus
Ainsi que toute réduction de prix acquise à la date de la vente ou de la prestation de services et directement liée à cette opération de vente ou de prestation de services, à l'exclusion des escomptes non prévus sur la facture.
La facture mentionne également la date à laquelle le règlement doit intervenir.
Elle précise les conditions d'escompte applicables en cas de paiement à une date antérieure à celle résultant de l'application des conditions générales de vente, le taux des pénalités exigibles le jour suivant la date de règlement inscrite sur la facture ainsi que le montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due au créancier en cas de retard de paiement.
Quand faut-il indiquer la TVA sur la facture ?
La plupart du temps le professionnel doit appliquer la taxe sur les prestations de services qu’il facture aux clients. On dit dans ce cas qu'il est assujetti à la TVA.
Cependant il existe des cas où le professionnel n'a pas besoin de l'indiquer. On dit dans ce cas qu'il est en franchise en base de TVA, la facture doit alors indiquer la mention suivante : « TVA non applicable, article 293 B du CGI ».
Pendant combien de temps faut-il conserver les factures clients et fournisseurs ?
Les factures clients et fournisseurs ainsi que toutes les autres pièces justificatives comptables doivent être conservées pendant 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice (article L123-22 du code de commerce).
De plus, la législation fiscale, précise que les factures ainsi que toutes les autres pièces justificatives permettant de justifier l’exactitude des déclarations fiscales doivent être conservées pendant 6 ans à compter de leur date d’établissement ou de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres de la société.
Par exemple, une facture relative à une immobilisation amortissable doit être conservée pendant au moins 6 ans à compter de la fin de la durée du plan d’amortissement.
Utilisation du logiciel
Vous trouverez dans cette rubrique tout ce dont vous avez besoin pour prendre en main le logiciel
Comment créer sa première facture ?
Seul un client existant dans la base de données peut être facturé : il convient pour un nouveau client de l'enregistrer pour créer une facture.
La création d'une facture se fait donc en 2 étapes :
A Créer le client dans WiiGo
B Créer une facture pour ce client
A Créer le client dans WiiGo
Avant toute chose, si ce n'est pas déjà fait, il faut enregistrer les coordonnées de la personne que vous souhaitez facturer.
Les informations suivantes se doivent d'être présentes sur la facture :
- la dénomination sociale (ou nom pour un particulier)
- l'adresse du client (sauf opposition pour un particulier)
1 ) Rendez-vous sur la page de création d'un nouveau client (tiers) :
Tiers 1 (menu à gauche de la page) > Tiers 2 (menu en haut de la page) > Nouveau tiers 3
2 ) Renseignez les informations suivantes puis cliquer sur Créer tiers 4 :
- Nom du tiers
- Prospect / Client (les choix possibles sont : Prospect, Prospect et client, Client, Ni client ni prospect)
- Fournisseur (les choix possibles sont : Oui, Non)
- Adresse
- Code postal
- Ville
- Pays
- Les autres champs sont facultatifs
3 ) Une fois le client créé, cliquez sur l'onglet Client 5 :
4 ) Cliquez sur le bouton Créer facture ou avoir 6 :
B Créer une facture pour ce client
Une fois le client (tiers) créé, vous pouvez créer une facture de plusieurs manières :
- En vous rendant sur la fiche du client et en cliquant sur l'onglet Client 5, puis Créer facture ou avoir 6, comme indiqué dans le paragraphe précédent.
- En vous rendant dans la rubrique Facturation 7, nous allons détailler cette deuxième solution, ci-dessous.
1 ) Rendez-vous dans la rubrique Facturation 7, puis cliquez sur Nouvelle facture 8:
Facturation 7 (menu à gauche de la page) > Facture clients 8 (menu en haut de la page) > Nouvelle facture 9
2 ) Renseigner les informations de base de la facture puis cliquer sur Créer brouillon 10:
- Client (choisissez l'un des clients déjà enregistré dans WiiGo)
- Type (les choix possibles sont : Facture standard, Facture d'acompte, Facture de remplacement, Facture avoir)
- Date
- Les autres champs sont facultatifs
3 ) Une fois le brouillon créé, ajoutez les produits et les services facturés, en saisissant les informations suivantes puis en cliquant sur Ajouter 11 :
- Pour chaque ligne, choisissez entre l'ajout d'une ligne libre (dont vous saisissez entièrement la description) ou l'ajout d'une ligne prédéfinie (prédéfinie dans votre catalogue de produit ou service)
- Le pourcentage de TVA
- Le prix unitaire hors taxe
- La quantité
- Eventuellement un pourcentage de réduction
- Eventuellement une période représentant la durée du service
4 ) Une fois toutes les lignes saisies, vous pouvez consulter le rendu de votre facture en cliquant sur le bouton Générer 12:
5 ) Une fois terminée, vous pouvez finaliser votre facture en cliquant sur le bouton Valider 13:
6 ) Vous pouvez transmettre votre facture :
- par courrier postal ou en main propre en l'imprimant
- par mail
Comment créer son premier devis ?
La création d'un devis, ne peut se faire que pour un client déjà enregistré. Pour créer un devis il convient donc d'effectuer 2 étapes :
A Créer le prospect dans WiiGo
B Créer un devis pour ce prospect
A Créer le prospect dans WiiGo
Avant toute chose, si ce n'est pas déjà fait, il faut enregistrer les coordonnées de la personne à qui vous souhaitez envoyer le devis.
Les informations suivantes se doivent d'être présentes sur le devis :
- la dénomination sociale (ou nom pour un particulier)
- l'adresse du client (sauf opposition pour un particulier)
1 ) Rendez-vous sur la page de création d'un nouveau client (tiers) :
Tiers 1 (menu à gauche de la page) > Tiers 2 (menu en haut de la page) > Nouveau tiers 3
2 ) Renseigner les informations suivantes puis cliquer sur Créer tiers 4 :
- Nom du tiers
- Prospect / Client (les choix possibles sont : Prospect, Prospect et client, Client, Ni client ni prospect)
- Fournisseur (les choix possibles sont : Oui, Non)
- Adresse
- Code postal
- Ville
- Pays
- Les autres champs sont facultatifs
3 ) Une fois le prospect créé, cliquez sur l'onglet Client 5 :
4 ) Cliquez sur le bouton Créer devis 6 :
B Créer un devis pour ce prospect
Une fois le client (tiers) créé, vous pouvez créer un devis de plusieurs manières :
- En vous rendant sur la fiche du client et en cliquant sur l'onglet Client 5, puis Créer devis 6, comme indiqué dans le paragraphe précédent.
- En vous rendant dans la rubrique Facturation 7, nous allons détailler cette deuxième solution ci-dessous.
1 ) Rendez-vous dans la rubrique Commercial 7, cliquez sur la page Nouveau devis 9 :
Commercial 7 (menu à gauche de la page) > Devis 8 (menu en haut de la page) > Nouveau devis 9
2 ) Renseigner les informations suivantes puis cliquer sur Créer brouillon 10 :
- Client (choisissez l'un des clients déjà enregistré dans WiiGo)
- Date
- Durée de validité
- Condition de règlement
- Les autres champs sont facultatifs
3 ) Une fois le brouillon créé, ajoutez de nouvelles lignes, en saisissant les informations suivantes puis en cliquant sur Ajouter 11 :
- Choisissez entre l'ajout d'une ligne libre (dont vous saisissez entièrement la description) ou l'ajout d'une ligne prédéfinie (prédéfinie dans votre catalogue de produit ou service)
- Le pourcentage de TVA
- Le prix unitaire hors taxe
- La quantité
- Eventuellement un pourcentage de réduction
- Eventuellement une période représentant la durée du service
4 ) Une fois toutes les lignes saisies, vous pouvez consulter le rendu de votre devis en cliquant sur le bouton Générer 12 :
Cinquième étape, une fois terminé, vous pouvez finaliser votre devis en cliquant sur le bouton Valider 13 :
Sixième étape, vous pouvez envoyer votre facture :
- par courrier postal ou en main propre en l'imprimant
- par mail
Comment créer son premier prospect / client ?
Créer un prospect ou un client dans WiiGo
1) Rendez-vous sur la page de création d'un nouveau client (tiers) :
Tiers 1 (menu à gauche de la page) > Tiers 2 (menu en haut de la page) > Nouveau tiers 3
2 ) Renseigner les informations suivantes puis cliquer sur Créer tiers 4 :
- Nom du tiers
- Prospect / Client (les choix possibles sont : Prospect, Prospect et client, Client, Ni client ni prospect)
- Fournisseur (les choix possibles sont : Oui, Non)
- Adresse, Code postal, Ville, Pays
- Les autres champs sont facultatifs
3 ) Une fois le tiers créé, vous pouvez cliquer sur l'onglet Client 5 pour lui créer un devis ou une facture :
Comment changer mon mot de passe ?
Lors de la création de votre compte WiiGo un mot de passe est généré automatiquement. Nous vous invitons à le personnaliser.
1) Une fois connecté à l'application, cliquez sur votre identifiant en haut à droite 1 (Olivier sur la capture d'écran) :
2 ) Puis cliquez sur Modifier 2 :
3 ) Modifiez le mot de passe 3 et cliquez sur Enregistrer 4 :
Sur cette page, vous pouvez également modifier d'autres informations concernant l'utilisateur :
- Le nom
- Le prénom
- Le login (identifiant)
- Les numéros de téléphone
- L'adresse mail
- La signature des mails envoyés par le logiciel
En cliquant sur l'onglet Permissions utilisateurs, vous pouvez également gérer les droits de l'utilisateur.
Comment configurer les informations concernant ma société ?
Votre compte a été préconfiguré lors de sa création !
Sur la page Information sur l'entreprise, vous pouvez changer les informations concernant votre société :
Accueil 1 > Configurations 2 (menu en haut de la page) > Information sur l'entreprise 3
Sur cette page, vous pouvez changer :
- Nom / Enseigne / Raison sociale
- Adresse, Code postal, Ville, Pays
- Département/Canton
- Devise principale
- Téléphone
- Fax
- Web
- Logo
Comment proposer le paiement par chèque sur mes factures ?
Vos clients peuvent vous payer par chèque, dans ce cas, il convient de leur indiquer l'ordre du chèque et l'adresse à utiliser pour l'envoyer.
Proposer le paiement par chèque
1 ) Rendez-vous sur la page de configuration du module facture.
Accueil 1 (menu à gauche de la page) > Configuration 2 (menu en haut de la page) > Facture et avoirs 3
2 ) Utiliser le menu déroulant de la rubrique Mode de règlement 4 pour proposer le paiement par chèque, puis cliquez sur Modifier 5.
3 ) Une fois ce paramétrage effectué, les informations concernant le règlement par chèque apparaitront comme ceci sur vos factures :
Comment indiquer mon numéro de compte bancaire sur mes factures ?
Vos clients peuvent vous payer par virement bancaire, dans ce cas, il convient d'indiquer votre numéro de compte bancaire sur votre facture. Cela se fait en 2 étapes :
A Renseigner mon numéro de compte bancaire dans WiiGo
B Indiquer à WiiGo qu'il faut utiliser ce compte sur mes factures
A Renseigner mon numéro de compte bancaire dans WiiGo
1 ) Renseignez les informations concernant votre compte bancaire dans WiiGo, en vous rendant sur la page Nouveau compte
Banque et caisses 1 (menu à gauche de la page) > Banque et caisses 2 (menu en haut de la page) > Nouveau compte 3
2 ) Renseigner les informations suivantes puis cliquer sur Créer compte 4 :
- Réf.
- Libellé compte ou caisse
- Type de compte
- Devise
- État
- Pays du compte
3 ) Une fois le compte créé, rendez-vous dans l'onglet Numéro de compte 5 ,
4 ) Cliquez sur le bouton Modifier 6 et modifiez les informations suivantes :
- Nom de la banque
- Code banque
- Code guichet
- Numéro compte
- Clé RIB
- Code IBAN
- Code BIC/SWIFT
- Domiciliation du compte
- Nom du titulaire du compte
- Adresse du titulaire du compte
5 ) Cliquez sur Enregistrer 7 pour sauvegarder votre saisie.
Félicitation !
Votre compte bancaire est enregistré !
B Indiquer à WiiGo qu'il faut utiliser ce compte sur mes factures
1 ) Rrendez-vous sur la page de configuration du module facture.
Accueil 1 (menu à gauche de la page) > Configuration 2 (menu en haut de la page) > Facture et avoirs 3
2) Utiliser le menu déroulant de la rubrique Mode de règlement 4 pour proposer le paiement par virement sur le compte, puis cliquez sur Modifier 5.
3 ) Une fois ce paramétrage effectué, les informations concernant votre compte bancaire apparaitront comme ceci sur vos factures :
Bien facturer
Retrouvez dans cette rubrique nos conseils pour bien facturer
Quelles sont les mentions obligatoires à indiquer sur les factures ?
L’article L441-3 du Code de commerce précise que toute facture doit mentionner :
- Le nom des parties ainsi que leur adresse
- La date de la vente ou de la prestation de service
- La quantité
- La dénomination précise
- et le prix unitaire hors TVA des produits vendus et des services rendus
Ainsi que toute réduction de prix acquise à la date de la vente ou de la prestation de services et directement liée à cette opération de vente ou de prestation de services, à l'exclusion des escomptes non prévus sur la facture.
La facture mentionne également la date à laquelle le règlement doit intervenir.
Elle précise les conditions d'escompte applicables en cas de paiement à une date antérieure à celle résultant de l'application des conditions générales de vente, le taux des pénalités exigibles le jour suivant la date de règlement inscrite sur la facture ainsi que le montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due au créancier en cas de retard de paiement.
Quel est le meilleur moment pour facturer ses clients ?
En matière de facturation, il est conseillé de facturer rapidement ses ventes ou ses prestations de services, cela fait partie des bonnes pratiques à adopter en matière de gestion.
Cette attitude présente de nombreux avantages : respect des délais légaux, facturation complète et exhaustive, encaissement en temps utile, relance plus efficace et mobilisation des créances plus rapide.
Pendant combien de temps faut-il conserver les factures clients et fournisseurs ?
Les factures clients et fournisseurs ainsi que toutes les autres pièces justificatives comptables doivent être conservées pendant 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice (article L123-22 du code de commerce).
De plus, la législation fiscale, précise que les factures ainsi que toutes les autres pièces justificatives permettant de justifier l’exactitude des déclarations fiscales doivent être conservées pendant 6 ans à compter de leur date d’établissement ou de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres de la société.
Par exemple, une facture relative à une immobilisation amortissable doit être conservée pendant au moins 6 ans à compter de la fin de la durée du plan d’amortissement.
Quand faut-il indiquer la TVA sur les factures ?
La plupart du temps le professionnel doit appliquer la taxe sur les prestations de services qu’il facture aux clients. On dit dans ce cas qu'il est assujetti à la TVA.
Cependant il existe des cas où le professionnel n'a pas besoin de l'indiquer. On dit dans ce cas qu'il est en franchise en base de TVA, la facture doit alors indiquer la mention suivante : « TVA non applicable, article 293 B du CGI ».
Comment numéroter correctement mes factures ?
La numérotation des factures émises par une entreprise est réglementée par la loi.
Cette numérotation, pour être correcte, doit être effectuée avec un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue et sans rupture.